La plupart des processus métiers de l’entreprise s’effectuent au travers de multiples interactions entre les utilisateurs et le système d’information de l’entreprise. Toute la valeur ajoutée des solutions de Business Process Management réside dans cette capacité à distribuer et orchestrer les tâches de plusieurs individus autour d’un document, d’une succession d’actions, etc.

Un projet d’application workflow doit s’envisager dans sa globalité et son évolutivité dans le temps. Nous vous proposons une “check list” des principaux paramètres à prendre à compte avant de vous lancer dans un projet d’informatisation des processus métiers.

La modélisation initiale du processus

• Quel est le périmètre de mon projet ?
• Mon processus est-il critique pour l’entreprise ?
• Mon processus se décompose-t-il en sous processus ou à l’inverse, est-il un sous processus d’un processus plus global ?
• De combien d’étapes se compose mon processus ?
• Combien de personnes interviennent dans mon processus ?
• Mon processus comprend-il des tâches qui doivent être effectuées de manière synchronisée, distribuées en parallèle ou en boucle ?
• Mon processus fait-il appel à des applications tierces (annuaire, formulaires, portail, ERP, CRM, GED, bases de données, etc.) ? Si oui, quels sont les composants, données, etc. qui peuvent être réutilisés ? Quel niveau d’intégration faut-il prévoir avec le SI existant ?
• Mon processus risque-t-il de faire « boule de neige » (dans un autre département de l’entreprise, pour d’autres finalités) ? Si oui, vais-je de nouveau procéder à des développements spécifiques ou est-il préférable que je m’appuie sur un moteur de workflow ?
• Quels vont être les délais et les coûts de mise en Å“uvre ?

Le cycle de vie du processus et sa gestion quotidienne

• Puis-je modifier facilement mon processus ? Exemples : ajout ou suppression d’une étape ou d’une tâche, modifications des règles d’assignation, etc.
• Quels vont être les délais et les coûts inhérents à l’évolution/optimisation de mon processus ?
• Puis-je revenir en arrière en cas de modification finalement non-conforme aux besoins des opérationnels ?
• Ai-je besoin de centraliser la gestion des processus et de leurs différentes versions, des utilisateurs et/ou des groupes d’utilisateurs ?
• Comment identifier l’étape qui pose problème ?
• Comment alerter automatiquement les décideurs métiers en cas d’erreur ou de blocage ?
• Les responsables ont-ils la possibilité de réattribuer automatiquement ou manuellement les tâches en cas d’absence de personnes impliquées dans le processus ?
• Faut-il gérer des règles d’accès/de sécurité différentes en fonction des profils d’utilisateurs ?

Le reporting et l’optimisation du processus

• Les responsables ont-ils besoin d’avoir une vision d’ensemble sur le déroulement d’un processus ?
• Le processus est-il utilisé ? Est-il exécuté dans les temps ?
• Quelles sont les personnes/tâches qui freinent le processus ?
• Comment puis-je optimiser mon processus ?
• Suis-je capable d’avoir une traçabilité complète sur l’ensemble des actions qui ont été réalisées ?