K2, une solution de Case Management complète
Dossiers de réclamations, d’ouverture de comptes, de sinistres, de contentieux… Les dossiers que traitent chaque jour les collaborateurs d’une entreprise sont composés de documents papier ou électroniques, nécessitent d’interroger des données hébergées dans plusieurs systèmes, et donnent lieu à des actions ou décisions humaines.
La plateforme K2 apporte une visibilité à 360° sur ces dossiers en regroupant l’ensemble des informations, documents, activités réalisées et décisions prises : leurs gestionnaires sont ainsi en mesure de connaître leur état d’avancement de manière précise et circonstanciée, pour faire avancer leur traitement.
Dématérialisation des documents et formulaires
L’ensemble des documents constitutifs d’un dossier (courriers papier ou électroniques, bons de livraison, factures, photos, vidéos…) sont hébergés dans SharePoint ou dans tout autre système de gestion de contenu (ECM/GED). Au fur et à mesure de l’avancement du dossier, les collaborateurs peuvent rajouter de nouveaux documents, qui sont alors éventuellement accessibles pour d’autres dossiers.
Regroupement des données issues de différents systèmes
Pour éliminer les ressaisies, la plateforme K2 agrège les données issues de différents systèmes (ERP, CRM, SIRH, réseaux sociaux…) nécessaires au traitement du dossier. Dès qu’une modification est apportée, ces informations sont actualisées en temps réel et de manière bilatérale. Les données sont donc toujours à jour.
Dématérialisation et automatisation des processus
La solution de Case Management de K2 s’appuie sur une plateforme complète de gestion des processus métier (Business Process Management). A tout moment, un utilisateur peut déclencher un processus, pour valider une décision ou un document, procéder à une modification (contrat, appel d’offre…), faire une demande auprès d’un autre service, etc.
Collaboration autour du dossier
Parce que la vie d’un dossier n’est pas linéaire, les utilisateurs peuvent à tout moment intégrer de nouveaux intervenants, qui disposent alors d’une vision à jour du dossier. Grâce à une gestion fine des droits d’accès, les différents intervenants ne visualisent/modifient/complètent/suppriment que les informations qu’ils sont habilités à consulter/modifier/compléter/supprimer.
Reporting et optimisation
Les rapports et tableaux de bords K2 permettent de suivre en temps réel l’état d’avancement du dossier, les éventuels points de blocage ou goulets d’étranglements. Grâce à ces données objectives, les entreprises sont en mesure de revoir leurs processus dans une dynamique d’amélioration continue.
Audit et traçabilité
L’ensemble des tâches réalisées et des décisions prises est historisé et accessible facilement, pour garantir une traçabilité totale tout au long du cycle de vie du dossier.