Avec K2, BUT automatise ses processus de gestion des entrées et sorties de collaborateurs

Le projet en bref

Leader de la vente d’ameublement et d’équipements de la maison, BUT s’appuie sur K2 pour automatiser, fluidifier et fiabiliser les processus de gestion des entrées et sorties des collaborateurs. Suite à la mise en œuvre de l’application réalisée avec les outils K2, le délai de création des accès aux ressources informatiques, pour un salarié entrant, est passé d’environ 2 semaines à 2 jours. En outre, les équipements matériels et les logiciels mis à la disposition des collaborateurs sont désormais mieux adaptés à leurs besoins réels et traçables de bout en bout.

Logiciels et services

  • Plateforme K2
  • Microsoft SharePoint
  • ADP (paie), annuaire Active Directory, messagerie Microsoft Exchange…

Les bénéfices en bref

  • Réduction du délai de création des accès utilisateurs aux ressources informatiques d’environ 2 semaines à 2 jours
  • Sécurisation des accès aux ressources informatiques de l’entreprise
  • Meilleure traçabilité des équipements détenus par chaque collaborateur
  • Optimisation de la gestion des licences applicatives

Problématique

BUT est devenue ces dernières années l’une des enseignes françaises leaders en matière de vente d’ameublement et d’équipements de la maison. Elle compte aujourd’hui plus de 6000 salariés répartis entre son siège, en région parisienne, et ses quelque 260 magasins implantés partout en France.

Du fait de la forte dispersion géographique, les processus de gestion des entrées et sorties des collaborateurs étaient longs : par exemple, la création d’un compte et des accès aux ressources informatiques, pour un salarié entrant, pouvait prendre jusqu’à deux semaines. Ils connaissaient également quelques dysfonctionnements, les informations concernant les salariés étant réparties dans plusieurs systèmes informatiques de l’entreprise.

Début 2011, la DSI de BUT décide ainsi de mettre en place une application destinée à automatiser la création et la désactivation des comptes informatiques des utilisateurs, et sécuriser l’accès aux ressources applicatives. Interfacée avec les outils d’administration des actifs informatiques et administratifs, la nouvelle application aura également pour objectif de mieux gérer les équipements (badge, téléphone mobile, PC, voiture…) mis à la disposition de chaque salarié dans le cadre de ses fonctions, ainsi que le nombre de licences applicatives.

La solution

Au terme d’un appel d’offre ayant réuni quatre sociétés, la plateforme K2 est retenue par BUT, fin février 2011 : un choix notamment motivé par la possibilité de gérer, non pas uniquement le workflow RH de gestion des entrées/sorties des collaborateurs, mais également d’autres processus de l’entreprise.

En septembre 2011, l’application est mise en production. Développée par Orange Business Services avec K2, SharePoint et C#, elle est interfacée avec le logiciel de paie ADP pour l’actualisation de la liste collaborateurs (nouveaux arrivants, nouvelles affectations, départs), avec l’annuaire Active Directory pour la création/désactivation des comptes utilisateurs, avec le serveur de messagerie Exchange pour la création/désactivation des boîtes email, avec les outils LanDesk et PS’Soft pour la gestion des actifs informatiques et administratifs.

Initié par la DRH, via un formulaire Web ou à partir des fichiers transmis par ADP, le workflow passe ensuite par les managers pour la validation de l’identité du collaborateur et l’expression de ses besoins informatiques et matériels. En cas de demande spécifique, la Direction générale est impliquée pour valider les équipements mis à disposition du salarié (voiture, téléphone mobile, ordinateur portable…). Puis la DSI procède à un contrôle de cohérence et à l’activation, modification ou désactivation des comptes Active Directory, Exchange, et des accès aux applications.

« Chaque étape fait l’objet d’une alerte transmise par email, qui permet de responsabiliser les parties prenantes et de raccourcir les délais de traitement des tâches. », indique Armel Purenne, Responsable Infrastructure au sein de la DSI de BUT.

Les bénéfices

« Il y a trois ans, il nous fallait entre 1 et 2 semaines pour créer l’ensemble des accès d’un nouvel utilisateur. Aujourd’hui, 2 jours suffisent », poursuit-il. En outre, les processus de gestion de comptes ont gagné en fiabilité et en sécurité : « nous sommes désormais en mesure de garantir que l’utilisateur accède aux bonnes ressources dès son entrée dans l’entreprise », complète Armel Purenne.

L’application remplit également ses deux autres objectifs. Depuis sa mise en œuvre, elle permet d’assurer la traçabilité de bout en bout des équipements mis à la disposition de chaque salarié, de l’ordinateur portable au téléphone mobile, en passant par la voiture de location. Et, en automatisant le provisioning des accès aux applications, elle a contribué à apporter de la visibilité en matière de nombre de licences utilisées.

« Nous pouvons vérifier que l’on paye bien le nombre de licences correspondant au nombre réel d’utilisateurs », explique le Responsable Infrastructure.

Deux ans après sa mise en œuvre, la DSI de BUT est satisfaite de l’application développée avec la plateforme K2 : « elle pourrait sans doute être utilisée pour mettre en œuvre d’autres workflows, dans d’autres services. », conclut Armel Purenne.